Офис-менеджер

☑ Основы вакансии:

Опыт работы: 1–3 года.

Тип занятости: полная занятость.

График работы: полный день.

Зарплата: от 25000 руб..

Место работы (точный адрес): РФ, Казань, Кремлевская, улица Карла Маркса, 3.

☑ Актуальность объявления:

Это объявление № 2896284 добавлено в базу данных: Вторник, 30 апреля 2024 года.

Дата его обновления на этом интернет-ресурсе: Понедельник, 20 мая 2024 года.

☑ Репутация компании "ООО Виидиа":

Читайте свежие отзывы сотрудников об этом работодателе здесь!

Оставить своё мнение об этой компании тут без регистрации и бесплатно.

☑ Подробности о вакантном месте:

1. Входящие письма. Присвоение номеров входящим письмам, пришедших по эл.почте, с последующим сообщением о присвоенном номере отправителю, ведение реестра входящих писем с четкой нумерацией, сохранение писем в отдельной папке (как электронно на рабочем столе, так и в распечатанном виде). На каждую компанию. Ознакомление с содержанием входящих писем и последующая передача их (либо электронно на почту, либо, при необходимости, в распечатанном виде).
2. Исходящие письма. Составление исходящих писем по запросу сотрудников компании. Присвоение им соответствующих номеров, ведение реестра исходящих писем с четкой нумерацией, сохранение писем в отдельной папке (как электронно на рабочем столе, так и в распечатанном виде). На каждую компанию. Обязательна контрольная проверка письма перед его отправкой (на содержание, правильность заполнения данных, наличие подписи и печати).
3. Прием телефонограмм и их передача соответствующим лицам.
4. Отправка писем и другой документации в бумажном виде из отделения почты. Почту отправлять регулярно (хотя бы раз в неделю), не копить.
5. Прием писем от почтальона, забор заказных писем с почты. Распределение полученных писем по компаниям, передача в руки соответствующим лицам.
6. Ведение реестра входящих протоколов совещания, с четкой нумерацией, сохранение их в отдельной папке.
7. Ведение реестра арбитражных дел, с четкой нумерацией, в отдельной папке.
8. Ведение реестра договоров, с четкой нумерацией, в отдельной папке на каждую компанию. Ведение списка, в котором была бы указана информация: кто взял/вернул тот или иной договор, дата, время, роспись.
9. Прием документов от курьеров компаний, ведение реестра полученных документов, четкая передача документов в руки соответствующих лиц.
10. Обеспечение офиса питьевой водой.
11. Обеспечение офиса канцтоварами, предварительное составление списка необходимых канцтоваров на все отделы, мониторинг цен канцтоваров в различных компаниях на более выгодную стоимость. Строгий контроль растрат канцтоваров (бумага, файлы, ручки итд).
12. Обеспечение офиса ванными принадлежностями (полотенца для рук, туалетная бумага, мыло, чистящие средства, тряпки-губки и пр). Складирование запасов в определенном месте и контроль за заменой закончившегося инвентаря в туалетах.
13. Рабочий день с 9 до 6. Опоздание более чем на 10 минут неприемлемо. При необходимости отсутствия обязательное предупреждение бухгалтерии (и начальства) с пояснением причины и длительности отсутствия.
14. Прием телефонных звонков.
15. Ведение отчета подотчетных средств в программе, сохранение всех чеков, предоставление бумажных отчетов потраченных средств с приложением чеков (по запросу).
16. Отвоз документов и писем в банки, налоговые и пенсионные учреждения, запрос необходимых справок.
17. Помощь при составлении договоров.
18. Обеспечение (по запросу начальства) кофе и чая для посетителей, продуктов (сладости, печенье, орехи).
19. Ведение строительного и проектного СРО, контроль за сроками действия СРО и заблаговременная оплата для продления сертификатов.
20. Заказ еды для начальства (по запросу) – пицца, роллы, вок итд.
21. Подача объявлений на бегущую строку, на сайт HeadHunter.
22. Контроль за своевременно оплаченными счетами за телефон и интернет.
23. Копирование и сканирование документов, и последующая их передача соответствующим лицам/отправка по электронной почте с контрольным звонком для подтверждения получения письма.
24. Контроль за электронно входящими письмами, отсеивание спама, уточнение кому именно было отправлено письмо, пересылка соответствующему сотруднику. В папке «Входящие» не должно быть непрочитанных писем, все должны быть открыты и переданы в работу (если сотрудник просит не открывать письмо, адресованное ему, сделать непрочитанным и обязательно пометить красным флажком, чтобы случайно не открыть его вновь).
25. Распечатка документов (по запросу).
26. Контроль по замене картриджей и тонеров в компании (заказ, вызов мастера, замена).
27. Сбор пакета необходимых документов (открытие расчетного счета, участие в тендере, и др).
28. Хранение сканированного варианта учредительных и иных документов и справок на каждую компанию.
29. Контроль над актуальностью информации пункта 27.

Требования к работнику:

Пунктуальность

Скрупулёзность

Внимательность

Оперативность

Грамотность во владении русским языком

Знание офисной техники (копир, сканер, принтер)

Программ Microsoft Office (Word, Excel)

Желательно:

Владение английским языком

Другое:

Рассеянность/поверхностный подход не приветствуется

☑ О компании:

Логотип (эмблема, торговая марка, бренд) компании:

☑ Отклинуться сообщением, резюме, запросить телефон, отправить жалобу (претензию):