Старший офис менеджер

☑ Основы вакансии:

Опыт работы: 3–6 лет.

Тип занятости: полная занятость.

График работы: полный день.

Зарплата: от 40000 руб..

Примерное место работы: Россия, Лебедянь.

☑ Актуальность объявления:

Это объявление № 10462155 добавлено в базу данных: Вторник, 7 мая 2024 года.

Дата его обновления на этом интернет-ресурсе: Среда, 22 мая 2024 года.

☑ Репутация компании "ООО Агроном-сад":

Читайте свежие отзывы сотрудников об этом работодателе здесь!

Оставить своё мнение об этой компании тут без регистрации и бесплатно.

☑ Подробности о вакантном месте:

Обязанности работника:

• Обеспечивать подготовку рабочего процесса офисных сотрудников, решать вопросы организации и обустройства рабочих мест, организовывать тестирование используемого рабочего оборудования, контролировать санитарные, климатические и экологические условия работы в офисном центре (влажный и температурный режим, вентиляция, освещение, видеонаблюдение и т.п.).
• Осуществлять своевременный контроль состояния инженерно-технических систем и офисных коммуникаций, следить за взаимодействием с сервисными центрами по обслуживанию используемого оборудования, осуществлять проверку их функциональности. За состояние оргтехники в офисе отвечает офис-менеджер, должностные обязанности которого на это указывают однозначно.
• Решать вопросы обеспечения специалистов офиса соответствующим оборудованием, техническими средствами, вспомогательными материалами, инвентарем. Выявлять потребности компании в материально-техническом оснащении и расходных материалах, следить за непрерывностью поставок канцтоваров, заключать договоры с производителями и розничными торговыми сетями, заниматься мониторингом цен и скидок.
• Оформлять доверенности для должностных лиц, определять порядок закупки товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и расчетов с поставщиками. Определять размер бюджета, необходимого для финансирования накладных расходов, заниматься вопросами оптимизации хозяйственных издержек.
• Организовывать хранение ТМЦ (канцелярских принадлежностей, сопутствующих расходных материалов) и их выдачу сотрудникам офиса.
• Совместно с материально ответственными лицами проводить инвентаризацию ценностей, имеющихся в офисе; Заниматься вопросами организации и координирования офисного делопроизводства (регистрация и движение входящей и исходящей деловой документации, надлежащее хранение документов и т.п.).
• Вести деловую переписку в рамках той компетенции, которую предполагает должность офис-менеджера.
• Заниматься организацией приемов и регистрации гостей, деловых встреч, делегаций, получения визитных карточек, их систематизацией и хранением, технического и финансового обеспечения конференций, обучающих семинаров, совещаний и аналогичных встреч и мероприятий.
• Организовывать важные рабочие переговоры и от имени компании участвовать в них, управлять переговорами в лучших традициях корпоративного этикета, следить за качеством документального оформления результатов переговоров, в пределах обозначенной компетенции проводить анализ итогов деловых встреч.
• Руководить рабочим процессом и сотрудниками офиса, распределять трудовые обязанности, разрабатывать стандартные требования к качеству профессионально-трудовой деятельности, доводить до сведения сослуживцев приказы и постановления в отношении их работы, обеспечивать контроль исполнения директивных указаний.
• Организовать работу диспетчеров и секретарей, ответственных за входящие звонки, управлять исходящими звонками и переадресацией входящих звонков, приемкой и отправкой телеграфных и электронных сообщений, контролировать вопросы делового этикета офисных работников. Если часть этих работ выполняет секретарь, офис-менеджер обязан проконтролировать его работу.
• Проверять качество трудовой дисциплины офисных работников, составлять и утверждать график работы офиса, выявлять случаи нарушения трудовой дисциплины и исследовать причины их возникновения, разрабатывать и внедрять меры, позволяющие обеспечить надлежащий уровень трудовой дисциплины.
• Назначать материально-ответственных лиц с целью обеспечения сохранности ТМЦ и контроля их целевого использования, определять размер ТМЦ, подлежащий передаче в подотчетность утвержденному ответственному лицу.
• Контролировать соблюдение офисными работниками правил этикета, деловой переписки, общения и корпоративной культуры. Планировать и разрабатывать план мероприятий по совершенствованию и качественному улучшению дисциплинарной ответственности сотрудников, внедрять эффективную систему мотивации их профессионально-трудовой деятельности, разрабатывать критерии морального и материального стимулирования специалистов и ответственных работников, производить своевременный контроль расходования указанных ресурсов.
• Разрабатывать, рекомендовать к использованию мероприятия по исключению из рабочей практики конфликтных ситуаций, при необходимости принимать участие в разрешении спорных ситуаций и в рамках своей компетенции оказывать помощь сотрудникам. Если на предприятии работает ответственный офис-менеджер, обязанности поддерживать благоприятный психологический климат он воспринимает как естественную необходимость.
• Заниматься координацией профессионально-трудовой деятельности офиса (по завершении рабочего дня и началу работы следующего дня, наведение порядка на рабочих местах в офисе, постановка и урегулирование организационных задач при выходе из строя оргтехники, инженерных и коммуникационных систем, отключении электроэнергии и т.п.).
• Обеспечивать и контролировать вопросы взаимодействия офисных сотрудников со структурными подразделениями предприятия.
• Совместно с представителями службы безопасности разрабатывать и внедрять эффективные мероприятия по обеспечения информационной безопасности и соблюдению внутриофисного режима.
• Руководить процессом подготовки и представления документации вышестоящим должностным лицам согласно внутреннему порядку представления отчетности.

Требования к работнику:

1. Управленческие функции, в соответствии с которыми определен круг обязанностей:

• планирование профессионально-трудовой деятельности сотрудников офиса,

• разработка и контроль функционирования организационной структуры офиса,

• руководство деятельностью обслуживающего персонала (администратора, секретаря, диспетчера, курьера и т.п.),

• организация проф обучения и стимулирование карьерного роста, распределение трудовых обязанностей и т.п.,

• разработка принципов и методов реализации корпоративной культуры и профессиональной этики,

• разработка стратегии общения с деловыми партнерами и клиентами,

• контроль за рациональной работой подчиненных.

2. Административные обязанности, предполагающие разработку схемы эффективного взаимодействия структурных подразделений компании, подготовку предложений по «зонированию» офиса и т.п.

3. Хозяйственные обязанности, включающие:

• участие в дизайне офиса,

• организация закупки офисной мебели,

• организация ремонта офиса,

• обеспечение сотрудников офисной техникой и сопутствующими материалами, их установка на рабочее место и регистрация в органах технического обслуживания,

• взаимодействие со службами сервиса и т.п.

4. Контрольные обязанности, включающие:

• аттестацию сотрудников офиса компании,

• разработку системы внутренней отчетности,

• составление и утверждение бюджета отдела,

• инвентаризацию материальных ценностей.

5. Отчетные обязанности, предполагающие подготовку и представление отчетности вышестоящему руководству.

6. Знание английского языка желательно.

Условия труда:

• Работа в динамично развивающейся компании.
• График 5/2.
• Оформление в соответствии с требованиями ТК РФ.
• Предоставление корпоративной связи.
• Заработная плата от 40 000 рублей.

☑ О компании:

Логотип (эмблема, торговая марка, бренд) компании:

Сфера деятельности компании: Сельское хозяйство; .

☑ Отклинуться сообщением, резюме, запросить телефон, отправить жалобу (претензию):